I.TË DHËNAT PËR POZICIONIN E PUNËS.
Emërtesa e pozicionit…………. Llogaritar, sekretar, arkivist
Institucioni…………………………Drejtoria e Përgjithshme e Policisë së Shtetit
Departamenti……………………..Departamenti për Kufirin dhe Migracionin
Insituti………………………….Insituti i Përgatitjes së Qenëve të Policisë
Raporton tek……………………… Shefi i seksionit të administratës
II.MISIONI.
Ruajtja, administrimi, dokumentimi e arshivimi i dokumentave financiare si dhe zbatimi rregullave të funksionimit të sekretarisë.
III.QËLLIMI I PËRGJITHSHËM I POZICIONIT TË PUNËS.
Marrja dhe regjistrimi i dokumenacionit të llogarisë materiale, ruajtjen, arshivimin e të gjithë dokumentacionit që duhet të mbajë sekretaria sipas rregullave të funksionimit të saj.
IV.DETYRAT KRYESORE.
Përgjigjet për administrimin, ruajtjen, dokumentimin financiar të vlerave materiale të magazinës në kazermim, veshmbathje, ndërlidhje, transport, shëndetësi, ushqim, shërbim ushqimi, si dhe lëvizjen e qenve.
V.PËRGJEGJËSITË KRYESORE LIDHUR ME:
A. Planifikimi dhe objektivat :
Ruajtjen, adminisrtimin, regjistrimin, arshivimin e dokumentacionit financiar ekonomik, urdhrave e udhëzimeve të ndryshme që vijnë nga Institucionet qendrore e vendore.
B. Menaxhimin:
Menaxhon punën me kujdestar-magazinierin për saktësinë e dokumentacionit.
C. Detyra teknike:
C.1 Mban llogarinë materiale në sasi dhe vlerë, hedh fletë hyrjet dhe daljet dhe rregullimin e dokumentacionit.
C.2 Bën rakordimin me magazinierin një herë në muaj.
C.3 Bën sistemimin dhe lëvizjen e dokumentacionit të magazinave.
C.4 Nxjerr të dhënat për iventarizimet dhe bën rakordimet fizike dhe kontabël të tyre.
C.5 Të punojë për ngritjen profesionale duke njohur ligjet.
C.6 Mban dhe administron, Librin e llogarisë materiale të ushqimit, Librin e llogarisë materiale kazermim, Librin e llogarisë materiale veshmbathje, Librin e llogarisë materiale shëndetësi, Librin e llogarisë materiale transport, Librin e llogarisë së lëvizjes së qenëve, Librin e llogarisë të shërbimit të ushqimit, Librin e llogarisë materiale të ndërlidhjes.
C.7Zbaton me korrektësi rregullat e funksionimit të sekretarisë (nuk lejon futjen e personeve, ruan konspiracionin e çdo shkrese të ardhur ) etj.
C.8 Pranon, evidenton, shpërndan dhe nis korespondencën.
C.9 Hap dosjet sipas pasqyrës emërtuese të Sektorëve dhe vendos e sistemon në mënyrë të vazhdueshme dokumentat që vijnë gjatë vitit.
C.10 Zbaton rregullat e sigurimit të vulës e përdorimit të saj, si dhe të veprimeve të tjera në sekretari.
C.11 Harton inventaret e dosjeve duke i ndarë në vite, të përhershëm, përkohshëm sipas sektorëve dhe përcakton afatin kohor të ruajtjes së tyre.
C.12 Sekreton fletoret e punës e dokumentacionet e tjera sipas përcaktimeve në akte.
C.13 Në përbërje të komisionit të miratuar nga Shefi i njësisë bën grumbullimin dhe asgjësimin me procesverbal të dokumentave të përkohshme sipas afatit të ruajtjes.
C.14 Mban protokollin e mbledhjeve, analizave, takimeve që zhvillon Shefi i njësisë.
C.15 Bën mbylljen dhe inventarizimin e dosjeve të çelura, si dhe bën ruajtjen dhe mirëmbajtjen e tyre në arkiv.
VI.MBIKËQYRJA.
Llogaritar, sekretar, arkivist mbikqyret direkt nga Shefi i IPQ Policisë dhe shefi i Seksionit të Administratës.
VII.STAFI NË VARËSI
Ky funksion nuk ka staf në varësi.
VIII.KUSHTET E PUNËS.
- Të ketë aftësi menaxhuese,për të punuar në grup dhe të ketë aftësi shumë të mira organizimi, komunikimi dhe prezantimi.
IX.KËRKESAT E POSAÇME.
- Personi i përzgjedhur për ketë pozicion duhet të ketë njohuri të mjaftueshme profesionale në fushën e financës.
- Të ketë aftësi për të punuar në grup dhe të ketë aftësi të mira organizimi, komunikimi dhe prezantimi.
- Personi i përzgjedhur për këtë pozicion është punonjës civil (pa gradë policore).
X.DETYRA TË TJERA.
- Kryen detyra të tjera të caktuara nga specialist i seksionit.
- Cdo detyrë tjetër të ngarkuar nga akte ligjore, nënligjore, rregullore.